BALIKPAPAN – Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan, mengingatkan kepada seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) agar konsisten menerapkan penyusutan arsip sesuai jadwal retensi yang berlaku. Pasalnya, arsip bukan sekadar tumpukan kertas atau file yang disimpan di lemari dan gudang. Melainkan berkas rekam jejak informasi, kebijakan, hingga sejarah pembangunan daerah.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan, Elvin Junaidi, mengatakan oleh karena itu pengelolaan arsip menjadi bagian penting dalam tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel. Karena setiap arsip memiliki jangka waktu simpan yang berbeda, tergantung pada jenis dan nilai guna dokumen tersebut.
“Arsip itu ada yang jadwal retensinya dua tahun, ada yang lima tahun, bahkan ada yang tiga tahun. Artinya, ada arsip yang bisa dimusnahkan, ada juga yang harus dipermanenkan. Semua itu sudah ada ketentuannya,” ujarnya, Rabu (17/9/2025).
Lebih lanjut Elvin Junaidi menjelaskan, penyusutan arsip tidak boleh dipahami sebagai tindakan menghilangkan data begitu saja. Jadwal retensi arsip disusun secara cermat, melibatkan OPD terkait, serta mempertimbangkan kebutuhan jangka panjang.
“Kalau ternyata di masa depan arsip tersebut dibutuhkan, jadwal retensi sudah mengatur berapa lama arsip harus disimpan. Jadi tidak sembarangan dimusnahkan,” jelasnya.
Menurut Elvin, penerapan jadwal retensi tidak hanya bermanfaat untuk efisiensi ruang penyimpanan, tetapi juga membantu mewujudkan tata kelola kearsipan yang tertib dan profesional. Arsip yang tersusun rapi akan lebih mudah diakses ketika dibutuhkan, baik untuk kepentingan administrasi maupun pelayanan publik.
“Ini bagian dari pengelolaan arsip yang baik. Dengan begitu, arsip tetap bermanfaat, ruang penyimpanan efisien, dan informasi penting tidak hilang,” tambahnya.
Elvin juga menyebutkan, bahwa penyusutan arsip seharusnya sudah menjadi bagian dari pekerjaan rutin di OPD. Meski begitu, pihaknya merasa perlu terus mengingatkan agar praktik ini berjalan konsisten, mengingat masih ada OPD yang kurang disiplin dalam pengelolaan arsip.
“Kearsipan bukan pekerjaan sampingan. Ini adalah tugas yang harus dikerjakan setiap hari. Jika semua OPD melaksanakannya dengan baik, maka kualitas tata kelola pemerintahan kita juga akan meningkat,” tutupnya.
Dengan dorongan ini, Dinas Arsip Kota Balikpapan berharap seluruh OPD semakin sadar bahwa arsip adalah aset daerah. Pengelolaan yang tepat tidak hanya menyelamatkan dokumen berharga, tetapi juga memastikan jejak pembangunan Balikpapan tetap terjaga untuk generasi berikutnya.
Penulis: Aprianto
